Antes de enviar un E-mail…

Antes de enviar un E-mail, es preferible el diálogo. ¿Cuántos mails podrías evitar si levantas el teléfono o tomas un café con tu cliente o amigo?. Seguramente muchos, o los suficientes, como para que la comunicación sea más fluida y asertiva.

Comparto algunas reglas para que la comunicación a través de los e-mails, sea un poco más eficiente.

1. No sustituyas el mail o un mensaje de texto por una conversación o llamada rápida. La comunicación verbal, es más ágil y sincera y evita pérdidas de tiempo. Por el contrario, la comunicación no verbal, puede sonar dura o como un escudo y idas y vueltas, tiempo y más tiempo escribiendo mails.
2. Si decides escribir, piensa primero qué y cómo vas a contar tu mensaje en un solo párrafo. Es importante ser breve, siempre y cuando, se comprenda el contenido.
3. Lee varias veces lo que has escrito y ponte en el lugar del receptor, para asegurar su entendimiento.
4. Si necesitas dejar constancia de temas, es mejor reunir varios temas y enviarlos en un solo mail.
5. Evita utilizar mails para justificarte, utilizando frases como “Ya te avisé por mail”, “Todo está en el mail”. Si requieres evaluación o respuesta, es mejor realizar una llamada.
6. El Asunto debe estar muy bien definido. Esto nos ayuda a gestionarlos, a buscarlos y a archivarlos, adecuadamente. El asunto se forma por: Intención + Asunto. Ejemplo Solicitar información sobre contrato.

7. Cambia el asunto, si has cambiado de tema. Evita las cataratas de mails. Redacta otro mail con un nuevo asunto y si prefieres has un breve resumen de lo tratado, hasta el momento.
8. No incluyas a todo el mundo en copia. Hay que evitar los Responder a todos. En copia o responder, deben ir solamente las personas que deben ser informadas.
9. Jamás utilices la Copia Oculta, salvo si te estás dirigiendo a un grupo con una comunicación global. Las CCO (copia oculta) están prohibidas porque dan más problemas de los que quitan. Por esa razón, sólo la usamos cuando nos vamos a dirigir a un grupo de personas  que no tienen porqué estar comunicadas entre sí, ni conocer sus correos, así protegemos sus identidades.
10. Gramática y ortografía. Leer un correo con faltas de ortografía o un mal uso de la gramática, dificulta el mensaje y a veces hasta lo cambia. Pasa el corrector automático y léelo un vez escrito.
11. Facilita la lectura con el uso de: negrita, puntos, sangrías, estructura.
12. No utilizar letras mayúsculas, colores, ni subrayados (sólo si es un link).  Las letras mayúsculas significan enfado o levantar la voz.
13. Saluda y despídete. Es igual de importante el saludo inicial como la despedida de un mensaje.

Y recuerda, no sustituyas la comunicación verbal de una llamada o un encuentro, por los e-mails. Aún las conversaciones cara a cara, siguen siendo muy eficientes.

Hasta pronto,

Cecilia.