Entrada y Salida de Reuniones Efectivas

Cómo  manejar los tiempos de las conversaciones informales que se presentan en las reuniones?. Esas conversaciones que no son estrictamente referente al trabajo, pero que a las personas les importa.

Existe una herramienta que permite aumentar la productividad de las reuniones, y es de eso que les invito a leer en esta entrada.

El proceso se llama Check in – Inicio de una reunión y Check out – Cierre de reunión.

El objetivo de esta herramienta es crear un espacio para que cada participante pueda expresarse y ser escuchado con respeto y sinceridad. Está comprobado que esos minutos introductorios en una reunión, generan un clima óptimo para tratar los temas más relevantes con mayor efectividad. Permite que cada participante tenga el tiempo que necesita y merece.

Para Fredy Kofman, autor del libro Metamanagment, las preguntas que debemos plantear al inicio de una reunión, en el Check in son: 

1) ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mí y para el equipo) este encuentro?
2) ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué son estos resultados importantes para mí (para nosotros)?
3) ¿Tengo otra información significativa (profesional o personal) para compartir?

El tiempo para responder estas preguntas depende del tamaño del grupo y de la duración de la reunión. Lo importante es establecer el tiempo de antemano y que no supere el 10 % del tiempo de la reunión.
Es importante que el proceso sea voluntario, que nadie se sienta obligado a hablar o revelar cosas que no quiere. Y que cada uno,  hable en primera persona, no en representación de un compañero. Cuando se quieran agregar comentarios o ideas, lo recomendable es que se hagan al final de la ronda de respuestas.
El Check-out (cierre) es una forma de invitar a que tales consideraciones se realicen dentro de la reunión.
Las preguntas son:

1)¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo?
2) ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
3) ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la relación entre las personas, y a mi estado de ánimo)?

Cuántas veces nos vamos con la impresión de que la reunión “eficaz” sucedió después de la reunión pautada.

Los espacios post- reunión, menos estructuradas, en muchos casos, son donde aparecen los temas que importan.

El Check Out  intenta que se consideren esas conversaciones post-reunión dentro de la reunión formal. Permite que cada participante reflexione sobre el contenido de la reunión, aclarar malos entendidos y asumir compromisos futuros. Colabora en crear una idea compartida de lo ocurrido en la reunión e identificar áreas que necesitan mayor análisis para próximos encuentros.

Espero que puedan utilizar esta herramienta y que compartan sus experiencias en este blog.

Con afecto,

Cecilia