¿Cómo organizar el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo es un elemento de particular importancia para lograr mayor eficacia en el trabajo institucional y mayor satisfacción en el trabajo para el personal.

Aprovecha las potencialidades que tiene cada persona a través de la combinación efectiva de las capacidades interdisciplinarias, habilidades y destrezas de cada integrante del equipo para lograr los objetivos. A su vez, el trabajo en equipo fortalece la capacidad del grupo para reflexionar, discutir y participar en este proceso

Para trabajar en equipo es necesario reconocer la autonomía de cada uno de los participantes, el respeto de sus ideas, opiniones y convicciones y valorar la variedad de las experiencias, los conocimientos, las habilidades y las capacidades como algo enriquecedor. La reflexión del proceso y la búsqueda del consenso permiten la transformación de los errores en experiencias y así aprender para mejorar el trabajo.

PRINCIPIOS BÁSICOS

Los siguientes principios sirven como orientación para organizar el trabajo en equipo:

Ambiente

Se necesita, un espacio para las reuniones del equipo; debe ser cómodo, fortalecer la participación y la cooperación de todos los miembros.

Confianza

Las relaciones interpersonales deben ser amables, francas, de aprecio y de colaboración. Los integrantes deben conocerse lo mejor posible y deben ser tolerantes y comprensivos. Una de las finalidades del equipo es lograr buenas relaciones interpersonales. Mientras mayor es la confianza, mayor será el rendimiento del grupo.

Claridad en la formulación del objetivo

Los objetivos del trabajo en equipo deben establecerse con la mayor claridad posible. Para ello, todos los integrantes deben participar en el desarrollo de los mismos para lograr la mayor identificación y fortalecer la conciencia colectiva y el sentido de un nosotros, indispensable para el buen funcionamiento del equipo.

Coordinación

El grupo necesita una coordinación que facilite, por un lado, el trabajo interno, al asegurar fechas, reglas y el seguimiento de las actividades. Por otro lado, funciona como enlace con otros niveles jerárquicos u otros equipos de la institución.

Flexibilidad

El equipo asegura que el trabajo se desarrolle según fue planificado, pero nuevos desafíos y el surgimiento de otras necesidades pueden ocasionar cambios y modificaciones de los métodos y procedimientos preestablecidos.

Por eso, debe existir una actitud flexible, que evite la rigidez de reglamentos que no respondan a las necesidades del trabajo.

Evaluación continua

El equipo necesita saber si tanto su trabajo como sus reglas internas y su división de tareas responden a las necesidades y los objetivos planteados.

 Por eso, se debe hacer una evaluación continua sobre los avances del trabajo y los cambios necesarios. También reconocer  y valor a las personas por su compromiso.

Comunicación constructiva

El equipo debe establecer una comunicación libre y espontánea que evite el antagonismo, la polarización, las coaliciones y que facilite llegar a decisiones y resoluciones de mutuo acuerdo a fin de aprovechar todas las ideas que surjan en el equipo. El consenso, a su vez, favorece una buena comunicación.

Comprensión del proceso

La comprensión del proceso favorece la participación efectiva, facilita el logro de los objetivos y ayuda a realizar ajustes en el camino. Debe prestarse atención no sólo al tema que se está tratando, sino también a lo que está pasando en el grupo durante el proceso: reacciones, tensiones, ansiedad, opiniones e interpretaciones diferentes sobre el proceso y la resolución de conflictos, etc.

Apoyo institucional

Actitudes que facilitan el trabajo A continuación planteamos algunas de las principales actitudes acompañadas de acciones que las facilitan y que es importante tenerlas en cuenta en el momento de desarrollar un trabajo en equipo:     Compromiso Puede ponerse en práctica a partir de las siguientes acciones: – Entregando el trabajo acordado en la fecha prevista. – Comunicándose de forma frecuente entre los integrantes del equipo. – Conociendo individualmente y con exactitud los objetivos y procedimientos grupales. – Participando activamente en la elaboración, comprensión y modificación de las tareas planteadas. – Mostrando iniciativa y planteando innovaciones en el trabajo. – Contribuyendo a la tarea del equipo aportando tiempo y esfuerzo.   Transparencia Se hace evidente en: – El intercambio de información – Todos los miembros deben tener acceso a la misma información – La exposición de ideas o manifestación de opiniones – Realizando valoraciones constructivas del trabajo de los demás, con la finalidad de que el trabajo pueda evolucionar positivamente y ayudar a mejorar el clima de cohesión del equipo. – Mostrar las intenciones y opiniones de forma clara, sin confusiones, y que pueda compartirse toda la información considerando las sugerencias de los demás.   Constancia Se muestra a partir de las siguientes acciones: – Manteniendo una periodicidad en la comunicación entre los miembros del equipo: a veces es interesante acordar entre todos una frecuencia: cada dos días, diariamente, etc., en función de la disponibilidad de cada uno. –  Dedicando un tiempo periódico a evaluar las metas – Estando al corriente de forma regular del trabajo de los demás: revisando las tareas que se van haciendo, modificando, etc. – Realizando aportes con respecto a la tarea que se va elaborando, de forma continuada, sin dejarlo todo para el final y respondiendo los mails rápidamente.   Respeto Se consigue a partir de: – Cumplir con los acuerdos establecidos: fechas de entrega, tareas asignadas, etc. – Ser consciente de que cada persona es un elemento que forma parte de un sistema y de un engranaje común y en la medida en que uno altera el ritmo del trabajo en el incumplimiento de los acuerdos, está paralizando y dificultando este engranaje. – Procurando un tono de respeto en los mensajes, agradeciendo el trabajo de todos los miembros del grupo, pidiendo por favor las tareas, disculpándose, animándose, etc. Ello favorece la creación de un clima muy propicio para la realización del trabajo. –  Enviarse mensajes de ánimo, de motivación, de felicitación por la obtención de un buen resultado, etc. – Todo esto ayuda a establecer vínculos afectivos con los integrantes del equipo que favorece la evolución de la tarea.   Ayuda a los compañeros Se pone en práctica: – Intentando equilibrar las carencias que algún miembro puede demostrar en un área, mediante los conocimientos que otro miembro puede presentar en aquel tema. – Teniendo conocimiento de las tareas que cada uno está llevando a cabo a lo largo del proceso de trabajo, para poder colaborar con las del compañero. – Cuando alguien presenta una duda en el espacio de debate –tanto a nivel de realización de la actividad como de alguna dificultad técnica– hay que responder con el máximo de agilidad posible. – Si a algún miembro durante el proceso de trabajo se le presenta un imprevisto que le dificulta poder continuar con el trabajo en las fechas previstas, es positivo que alguien se ofrezca para ayudarlo o se reparta la parte de trabajo de aquella persona entre el resto de miembros. – Cuando un grupo presenta un objetivo y una actividad común, la ayuda entre los miembros se convierte en una actitud fundamental para poder desarrollar una auténtica cooperación y alcanzar la meta última.

El trabajo en equipo sólo se realiza efectivamente si la institución lo percibe como  indispensable para el trabajo, incluye en las planificaciones tiempo suficiente y valoriza los esfuerzos con una retroalimentación profesional.

Fuentes utilizadas: Grundmann, G y Stahl, J. (2002) Como sal a la sopa: Conceptos, métodos y técnicas para profesionalizar el trabajo en las organizaciones de desarrollo. Uranga, Washington (2013). Taller de planificación de procesos comunicacionales Facultad de Periodismo y Comunicación Social   –  UNIVERSIDAD  NACIONAL  DE  LA PLATA