Tips para una conferencia exitosa
Giovanna Farias
¿Qué deben tener en cuenta las organizaciones públicas y privadas a la hora de recibir a la prensa?
¿Cómo comunicar su mensaje de forma exitosa para sus usuarios, clientes, público?
De acuerdo a mi experiencia en la cobertura de las conferencias de prensa, he podido observar y sobre todo analizar cómo son planificadas y la claridad con la cual el mensaje es desarrollado.
Es por eso, que he elaborado una guía de tips para lograr una conferencia concreta, con el contenido adecuado, con un mensaje que sea recordado y que cumpla el efecto deseado por el o los organizadores.
1- Tener una agenda de contactos de medios:
es fundamental contar con una agenda de medios, que tenga lista de mails actualizados y contactos de celulares completa de los referentes de los medios de comunicación, programas, encargados de prensa. Radio, televisión, prensa escrita, medios digitales, influencers.
2- Definir el mensaje:
Es clave definir qué quiero comunicar. La convocatoria debe ser clara, pero no detenernos en detalles, los mismos, serán desarrollados en la conferencia.
3- Programar fecha, hora
Determinar una fecha y una hora para la conferencia de prensa es fundamental teniendo en cuenta en lo posible que no coincida con otras actividades. Por lo tanto es bueno consultar previamente si hay actividades marcadas para ese día.
Es necesario tener aliados en los medios que asesoren e informen si hay otras propuestas
4- Elección del lugar
En lo posible tiene que ser un lugar accesible y equidistante para los integrantes de los medios de comunicación.
Se recomienda que se escoja un sitio que proporcione interés y esté en relación con el tema que se va a presentar en la conferencia. Las condiciones de ese lugar es un detalle que no se puede pasar por alto, la prolijidad, la ubicación de la mesa donde estarán presentes los disertantes. No debe tener una ventana detrás, ya que el efecto contraluz no es favorable para cámaras de video y fotográficas.
La disposición de parlantes en el salón es otro aspecto a tener en cuenta para que se pueda captar lo más claro posible el mensaje que se brindará.
5- Selección de quienes hablarán
La persona que sea designada o las personas deben saber expresarse bien y tener conocimiento de la información que brindarán.
Teniendo en cuenta que primero expondrá el mensaje por el cual se convocó a la conferencia, debe estar preparado/a para responder a las preguntas de los periodistas.
No pueden faltar las respuestas a las preguntas
claves: ¿QUIÉN?, ¿QUÉ? , ¿CÓMO?, ¿CUÁNDO?, ¿DÓNDE?, ¿POR QUÉ?
Pirámide invertida
La verbalización debe tener estructura de pirámide invertida, tal y como se pretende que sea publicada posteriormente.
- Debe comenzar por lo más importante, que es la idea principal.
- A continuación deben expresarse los datos esenciales del hecho principal, que no deben ser numerosos.
- Por último, se deben mencionar los antecedentes con un repaso de lo ocurrido con antelación para que el periodista comprenda el contexto en el que se produce, así como las reacciones que entonces se originaron.
Un mensaje claro es más recordado
Sea claro y preciso/a: evite el uso de jerga, retórica o lenguaje explosivo
(espectacular, maravilloso, extraordinario) quita credibilidad.
Evite los “mmm”, los “ajá”, “y bueno”, “ nada”, “ digo”, estos dan una idea de inseguridad y desconocimiento del tema.
No juegue o agarre ningún objeto: así provoca distracción y esto lo hace parecer nervioso, además de generar el ruido ante los micrófonos.
Generar el objetivo deseado
El éxito de una conferencia de prensa comienza con una buena convocatoria.
El título tiene que provocar curiosidad e interés ante los destinatarios, por lo que no es conveniente repetir el de otras ocasiones aunque se trate del mismo asunto.
Es aconsejable introducir algún elemento novedoso para que el periodista comprenda que lo que allí se va a decir es algo diferente y muy importante. La credibilidad se gana en el tiempo con el trabajo bien hecho.
Hay que esforzarse en que nunca salgan decepcionados los periodistas y o público.
Que siempre consideren que ha valido la pena haber asistido y difundir la información recibida.
Cuando esta organización convoca una rueda de prensa hay motivos sobrados para no perdérsela.
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